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Wie du die Email-Flut in den Griff bekommst


Immerzu macht es "ping" - wahrscheinlich mehrere hundert Male am Tag. Manchmal ist das Ping wichtig; sehr oft völlig unwichtig! Wovon ich rede? Von den E-Mails, die so Tag ein Tag aus in unser Postfach flattern. Was man zunächst einmal tun sollte? Sich des Pings entledigen! Denn E-Mails brauchen gar nicht, oder in den seltensten Fällen direkt deine Aufmerksamkeit, weshalb man getrost den Ton, wenn nicht sogar die Benachrichtigung ausschalten könnte und einfach einmal morgens und einmal abends den virtuellen Briefkasten checken könnte. 

Studien haben herausgefunden, dass das uns nicht nur wertvolle Lebenszeit kostet, sondern auch Stress verursacht, da immer dann, wenn eine Email eine Handlung von uns fordert, wir dazu neigen, diese gleich zu tätigen und unsere momentane Tätigkeit zu unterbrechen.

Das wäre genauso, als würde man, jedes Mal, wenn man eine kleine Wollmaus auf seinem Laminat entdecke, alles stehen und liegen lasse, um diese Wollmaus zu entfernen. Es wäre übertrieben, nicht wahr? Stattdessen sollte man vielleicht einfach regelmäßig den Staubsauger in die Hand nehmen - das Problem der kleinen lästigen Staubansammlungen, die sich bevorzugt auf glatten Böden bilden, wäre erledigt!

Doch wer ist für diese E-Mail-Flut eigentlich verantwortlich? An erster Stelle stehen wohl diverse Shops, die uns in ihren Newslettern auf irgendein Superangebot aufmerksam machen wollen. Dass ich diesen Artikel gebrauchen kann, kommt mir, bis zu dem Zeitpunkt der Emailöffnung, überhaupt nicht in den Sinn!

Eine anderer große Kategorie umfassen Informationen - egal ob privater oder dienstlichen Natur. Die Kenntnisnahme ist alles, was es bedarf, wenn es zum Beispiel um einen verschickten Artikel geht. Nur die wenigsten unserer Emails verlangen von uns wirklich zu handeln und trotzdem machen wir um die kleine elektronische Post ein solches Gewese.

 

Emails sind nützlich; man muss es meines Erachtens nur richtig anstellen!

So möchte ich - gerade im Kontext Schule - eine Lanze für die elektronische Post brechen! Sie ist schnell geschrieben, wichtige Dateien können angehängt werden und kurze Absprachen effizient getätigt werden. Zudem wird noch die Umwelt geschont. Toll, wenn sich Schulen entschlossen haben, mehr und mehr digital zu arbeiten. Auch eine kurze unverfängliche Konversation mit Eltern kann so gestaltet werden; eine erste Kontaktaufnahme seitens der Eltern ist so unkompliziert und mit geringen Hürden versehen.

Wo liegt denn eigentlich dann noch das Problem? Wir müssen den Email-Wust organisieren! Hauptproblem ist und bleibt Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, Überblick über die Handlungen, die von mir verlangt sind, zu behalten  - vor allem dann, wenn ich sie noch nicht gleich angehen kann und die eine oder andere Konversation, die auf einmal nach drei Monaten doch noch einmal wichtig geworden ist, schnell wiederzufinden.

Wenn du dich also dafür interessierst, wie ich meine E-Mails organisieren, dann hör gerne in die aktuelle Podcast-Episde rein.

*Hiermit weise ich aus wettbewerbsrechtlichen Gründen darauf hin, dass die auf dieser Seite enthaltenden Produktempfehlung auf meinen persönlichen Erfahrungen und meiner subjektiven Sichtweise gründen. So gibt es mit Sicherheit vergleichbare Produkte und andere Anbieter. 


 

#nachgefragt: Welcher Art sind deine dienstlichen E-mails? Gehört diese elektronische Post zu einem üblichen Kommunikationsweg mit Schulleitung, Kollegen, Eltern und externen Partnern?

 


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